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Home E-Invoice: Mit innerbetrieblichen Kontrollverfahren zum einfachen elektronischen Rechnungsaustausch
 
 

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen des Umsatzsteuergesetzes mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 die bislang sehr hohen technischen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden. Bislang liegt hierzu nur der Gesetzesentwurf der Bundesregierung vor, über dessen Ausgestaltung noch der Bundestag und Bundesrat zu entscheiden haben (siehe dazu Artikel vom März 2011).

Tritt die Neuregelung wie zu erwarten ungeändert in Kraft, ist kein bestimmtes elektronisches Übermittlungsverfahren mehr vorgeschrieben und eine technologieneutrale Rechnungsstellung möglich. Wichtig ist, dass nach dem Gesetzesentwurf  nicht mehr nur die qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren für den elektronischen Rechnungsaustausch zulässig sind. Der Rechnungsversender ist frei in seiner Entscheidung wie er zukünftig elektronische Rechnungen übermittelt, solange er die Zustimmung des Rechnungsempfängers besitzt.

Wird jedoch nicht mehr das EDI-Verfahren oder die qualifizierte elektronische Signatur verwendet, muss der Rechnungsempfänger um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren vorhalten, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Mit diesem muss die Echtheit der Herkunft, die Unversertheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnungen geprüft und dokumentiert werden.
Bei der Verwendung innerbetrieblicher Kontrollverfahren legt der Unternehmer selbst fest, in welcher Weise er die Rechnung überprüft um zu gewährleisten, dass keine Änderung vorgenommen und die Rechnung vom zutreffenden Rechnungsausteller versendet wurde.
Im Rahmen dieses Verfahrens gilt für Unternehmen im eigenen Interesse z.B. folgendes zu prüfen:

  • Ist die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in gewünschter Qualität erbracht worden?
  • Hat der Kreditor einen Zahlungsanspruch?
  • Sind die angebenen Kontoverbindungen korrekt?
  • Ist die Rechnung inhaltlich ordnungsgmäß?

Die EFiS EDI Finance Service AG kann schon heute ein leistungsfähiges innerbetriebliches Kontrollverfahren vorweisen, das sich durch einen mobilen Freigabe-Workflow auszeichnet. Dadurch sind Freigaben sowohl über handelsübliche Computer als auch mobile Engeräte wie  z.B. IPhone oder IPad möglich. Das Verfahren wird von EFiS und auch der Tochtergesellschaft ABK-Systeme GmbH  bereits seit mehreren Jahren in der innerbetrieblichen Rechnungsbearbeitung erfolgreich angewendet.

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